A controladoria guia a gestão da empresa por meio de dados concretos que facilitam a tomada decisão, além de contribuir para o planejamento e plano de negócios – a curto e longo prazo.
Este serviço também presta assistência para equilibrar o fluxo de caixa e até regularizar a parte tributária do empreendimento. Embora seja um método essencial para as empresas – utilizado desde por multinacionais até empreendedores – o nome pode assustar em um primeiro momento.
Separamos três materiais para entender o papel da controladoria
O que ela pode fazer na sua empresa
Há pelo menos 20 funções que a controladoria pode ter dentro de um negócio. Em poucas páginas você pode conferir os benefícios da controladoria para gerar lucro, otimizar resultados e operações, e gerenciar a área tributária e administrativa.
Como a controladoria age dentro da sua empresa
A controladoria age como staff, até no formado outsourcing dentro de uma empresa, traçando um planejamento contábil e administrativo que atenda as necessidades dos stakeholders e trazendo contribuições para as tomadas de decisões e plano de negócio da empresa.
Planilha de formação de preço
Você sabia que o processo de formação de preço faz parte das ações da controladoria da sua empresa? O preço do seu produto pode trazer prejuízos a até falência para os negócios, por isso é tão importante que seja calculado da forma correta.
Quando um empreendedor abre uma empresa, sua cabeça está focada na ideia, no objetivo e principalmente no desempenho – seja no financeiro, comercial ou até mesmo na parte de gestão organizacional. O ideal é se dedicar aos pontos fortes – porém, independente da área, toda empresa passa por um ciclo de processos, que se complementam e fazem a gestão caminhar unificada. Para solucionar este problema operacional existem três opções: contratar funcionários especializados para as determinadas áreas; dividir o tempo e acabar fazendo parte de todas as áreas da empresa ou usar o outsourcing.
O outsourcing é uma expressão utilizada no mundo dos negócios para a terceirização – quando uma empresa contrata outra para desenvolver certa área do negócio. Por exemplo, uma startup tem uma grande ideia, mas não sabe como calcular o preço de produto e como formar um plano de negócios: ela contrata uma controladoria.
Corte de gastos
Para quem está começando ou precisa cortar gastos, as terceirizações de setores dentro da empresa podem representar até 50% de economia. Por exemplo, contratar um funcionário para cuidar de um financeiro de uma agência pode custar quase o dobro do que o serviço de outsourcing
Espaço para a área estratégica da empresa
A ideia do outsourcing é deixar que as tarefas secundárias sejam feitas por pessoas fora da empresa para que o empresário participe das atividades estratégicas. É uma forma de otimizar o tempo e os resultados.
Economia colaborativa
O serviço de outsourcing é uma parceria entre empresas, as duas saem ganhando. Uma ganha tempo para otimizar seus processos e a outra ganha serviço para continuar seus processos e crescimento. Porém, assim como um casamento, a melhor forma de oficializar a parceria é com um contrato detalhado com o serviço prestado, tempo de execução e principalmente formas de proteger a empresa: cláusulas de proteção de informações confidenciais e rescisão.
O termo contabilidade é conhecido há séculos. Estima-se que em 2000 A.C já existiam processos contábeis. Mas atualmente, um empreendedor que busca aprimorar sua gestão financeira e administrativa encontra sempre alguma menção ao termo controladoria no seu caminho. A palavra não é tão famosa, mas na prática é uma das ferramentas mais utilizadas nas empresas.
A contabilidade é a arte de escriturar livros comerciais e administrar as contas. O contador mantém o controle do dinheiro que entra e sai da empresa.
Já a controladoria é responsável por apurar os números e resultados da empresa, além de analisar como está o cenário visando melhorias, lucratividade e rentabilidade – buscando sempre um novo olhar para os negócios.
O trabalho do controlador e do profissional de contabilidade se encontra na mesma posição quando se fala em impostos. Ambos têm a responsabilidade e capacidade de auxiliar o empreendedor a cumprir as leis fiscais e exigências de informações do governo.
Por muitas vezes a controladoria agrega esse serviço ao elaborar a projeção de resultados de todos os setores da organização. Essas previsões fazem parte de um processo maior, que visa sempre o futuro da empresa. Por este motivo, elas andam casadas. Muitas empresas acreditam que os investimentos em ambos são necessários, para que um cuide apenas do financeiro e outro seja um parceiro de tomada de decisão.
Por quê?
Modelos tradicionais de administração estão fadados à falência se não acompanharem a evolução do mercado. A interação entre os setores financeiro, contábil e econômico é a forma mais segura para estabelecer metas, planos de negócio e estratégias, principalmente em períodos de crise ou otimização dos lucros. Por exemplo, quando uma pequena empresa se transforma em média ou grande, ou quando o objetivo é alcançado e os gestores ainda não traçaram novos horizontes.
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Empreendedores de pequenas e médias empresas geralmente começam inspirados por uma boa ideia – e o desafio é transformá-la em uma ideia de sucesso. Parece simples, mas o processo segue inúmeras etapas e um erro pode ser suficiente para acabar na lista de empresas em recuperação judicial ou falência. O esforço para “equilibrar todos os pratos” de uma gestão empresarial nem sempre é suficiente. Muitos empreendedores acreditam que podem cuidar de todos os processos de uma só vez e quando se dão conta já é tarde demais.
A controladoria é uma amiga nestas horas. O nome pode assustar ou dar impressão de que é algo fora do mundo das pequenas e médias empresas – alguns acreditam que só as grandes têm capital para investir, principalmente pela instalação de um sistema de informação. Entretanto, a controladoria pode se adaptar a todos os tamanhos de empresas.
Primeiramente porque um sistema de informação montado pela controladoria pode ser uma simples planilha de Excel. Sim. É possível organizar toda a operação da empresa em tabelas simples. Outro ponto positivo é a pontualidade da controladoria – não há necessidade de manter um fornecedor mensal. É possível contratar uma empresa especializada por um curto período para “arrumar a casa” e o empreendedor dá continuidade aos processos.
O especialista pode ajudar esporadicamente em momentos de tomada de decisão ou em avaliações para acompanhar a evolução da empresa. Porém, o principal ponto que o empreendedor deve entender é que a controladoria consegue unir as informações de planejamento, gestão, custos, finanças, contabilidade, fiscal e caixa com o objetivo de implementar controle sobre tudo e observar naturalmente quais são as áreas que precisam ser otimizadas, aquelas que precisam de um pouco de atenção e as que podem dar prejuízo ou até mesmo lucro.
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Em 2014 foram criadas mais de um milhão de novas empresas no Brasil, segundo o Indicador Serasa Experian de Nascimento de Empresas. Abrir seu próprio negócio é um caminho cheio de desafios – principalmente nos cinco primeiros anos em que a empresa se prepara para decolar e se estabilizar no mercado. Por isso a recomendação é: antes de engatar a marcha para o empreendedorismo, desenvolva estratégias e um plano de negócios. Esse processo pode demorar meses, mas é essencial para que na prática a empresa dê certo – e que a experiência não vá do sonho de ser seu próprio chefe para um pesadelo cheio de dívidas.
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Controladoria: quando eu sei que a minha empresa deu certo?
O plano de negócios é basicamente um plano de voo que prepara o empreendedor para as diversidades do mercado: a falta de clientes, a falta de capital, burocracia e impostos entre os altos e baixos do mercado que ele atuará.
Para iniciar um plano de negócios é necessário responder três perguntas:
Meu negócio vale a pena?
Essa é a primeira e mais importante pergunta. É preciso que o empreendedor deixe o otimismo em casa e observe com frieza o mercado onde pretende investir. Quais são as chances de o negócio prosperar? Como ele enxerga aquele mercado e o posicionamento da empresa daqui 5 anos? Essas perguntas são respondidas com pesquisas e principalmente com consultoria de pessoal capacitado não apenas na área, mas também na gestão e administração de pequenas e médias empresas. Embora os números sejam exatos, o mercado é uma ciência humana e está sujeito à mudanças; a empresa precisa saber navegar com os ventos bons.
Com que dinheiro vou investir?
O empreendedor pode utilizar mais de uma fonte de recurso na hora de abrir uma empresa, mas o ideal é que ele não comprometa a renda pessoal ou acabe criando dívidas que dependam do sucesso da empresa e do alcance de metas para serem quitadas. Por isso o segundo passo para criar uma empresa é medir de onde virá o investimento: um dinheiro guardado para este fim é sempre bem-vindo e negociar com fornecedores formas de pagamento ou até descontos também são uma forma de investir com segurança, porém, é preciso cautela quando se envolve empréstimo em bancos, cartão de crédito ou cheques. Fugir dos bancos e encontrar um sócio pode ser algo muito mais lucrativo e positivo para a empresa que está começando.
Quanto vou cobrar?
O empreendedor já tem a ideia formatada, investimento capitalizado e eis que chega a pergunta: quanto devo cobrar pelo meu produto-serviço prestado? Muitos empreendedores seguem o preço praticado no mercado sem ao menos colocar no papel quais são os custos para aquela empresa funcionar – e isso é um dos principais erros que levam as empresas à falência em menos de dois anos de funcionamento. Na ponta do lápis precisam estar todos os custos dos processos completos, as despesas fixas e a variáveis. É importante não deixar nenhum detalhe de lado, desde a conta de luz até mesmo os impostos pagos pela empresa. Só aí é fixado um lucro. Quer saber como fazer este cálculo? Acesse nossa planilha gratuita.
Um dos segredos das multinacionais que chegam ao País é pensar sempre cinco anos à frente. É uma forma de manter a empresa competitiva com mais produtividade e eficiência diante dos desdobramentos do mercado. O Brasil ainda é um país em desenvolvimento, e com ou sem crise, os investimentos são medidos sempre. As grandes corporações que apostam nos brasileiros avaliam riscos e oportunidades a todo momento. Este é um exemplo que as pequenas e médias também devem seguir. Porém, como adaptar os recursos, objetivos e estratégias de grandes empresas para a realidade do empreendedor que busca também a lucratividade, o crescimento e principalmente o equilíbrio financeiro da sua empresa? A controladoria é parte fundamental deste processo.
Um profissional que trabalha com controladoria tem conhecimento avançado em gestão organizacional, recursos humanos, finanças e produção. Unindo essas forças ele é capaz de diagnosticar possíveis falhas e pontos que podem ser otimizados para aumentar a produtividade da empresa. O controller – como é conhecido – tem capacidade de trazer uma visão diferente e modificar o modelo de negócio ou até criar auditorias complexas para identificar pontos de melhoria e responder a pergunta que, em algum momento, todo empreendedor faz: por que eu não consigo lucrar mais?
As grandes empresas se beneficiam da controladoria também para acompanhar todos os processos internos da empresa – essa é a fórmula essencial para identificar os gastos desnecessários que devem ser cortados. A área também aponta investimentos certeiros ou até mesmo novas estratégias e modelos de negócios.
A realidade da pequena ou média empresa não muda muito. É preciso mapear os custos para dar um passo à frente, principalmente quando a empresa sai da fase de iniciante e começa a se profissionalizar e construir uma base sólida no mercado. As estratégias de controladoria das multinacionais adaptadas para as PMEs tornam possível acompanhar todos esses dados, otimizar resultados, reduzir custos e gerenciar riscos e fraudes, que são uma das preocupações de quem investe no seu próprio negócio.
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O papel do controlador nas pequenas e médias empresas é visualizar novos horizontes, evitar situações de risco e até mesmo identificar estratégias para se esquivar das crises econômicas externas. Esta visão vai além dos demonstrativos dos relatórios contábeis ou administrativos. É uma forma de auxiliar o empreendedor nas tomadas de decisão principalmente quando a empresa visa não apenas o crescimento, mas a segurança e continuidade dos negócios.
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A burocracia excessiva na gestão de negócios chega a trazer perdas de até R$ 1 milhão de Reais no faturamento das empresas brasileiras, segundo uma estimativa do Ibope (Instituto Brasileiro de Opinião Pública e Estatística) em parceria com a Amcham (Câmara Americana de Comércio). Mesmo com as ações do governo para diminuir a papelada, – com o aperfeiçoamento da legislação e tributação o número de empresas do Simples Nacional cresceu 236% em 2014 – ainda existe uma grande dificuldade para administrar uma empresa e a burocracia é um dos maiores desafios para empresários e gestores financeiros.
Quem enfrenta papéis e formulários com expertise é o setor conhecido como controladoria, que tem como meta otimizar processos e evitar prejuízo na hora de contabilizar tributos fiscais, despesas fixas e variáveis, e emissões de nota. Outro objetivo é tornar os processos mais ágeis. Muitos empresários e diretores financeiros acabam perdendo tempo com a burocracia – quem mais sofre são os pequenos e médios, que tem equipe reduzida e precisam dar conta de mais de um setor da empresa.
Nestes casos, geralmente uma consultoria especializada atua junto com o financeiro. Uma escolha sábia para quem não quer tomar um susto na hora de declarar faturamento, lucros e impostos. A controladoria faz um pente fino em busca de possíveis erros e consegue identificar os verdadeiros resultados da empresa, além de apontar soluções financeiras adequadas. Uma pesquisa realizada pelo Sebrae revelou que a maioria das micro e pequenas empresas não possui controle sobre todos os itens de custos e despesas, e cerca de 69% chamam controladores ou contadores terceirizados para ajustar as finanças.
Com as contas em dia, o empresário pode focar no que lhe é mais importante – análises de mercado, inovações, técnicas de gestão etc. – enquanto o controlador, ou controller como é conhecido, cuida da gestão financeira. Esta posição, que já foi muito rotulada como um solucionador de crises, idealmente busca prevenir, otimizar e principalmente alavancar lucros.
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Em meados do ano passado, a maioria dos empresários e economistas brasileiros já previa: 2015 não seria um bom ano para a economia brasileira. Inflação acima do teto e o dólar em alta levariam o mercado a retração. É neste cenário de incertezas que as habilidades gerenciais do empresário são testadas ao máximo – deslizes podem levar à pior das conseqüências.
Para termos uma ideia, segundo dados do Sebrae, 70% dos micros e pequenos empreendimentos fecham as portas no Brasil nos primeiros cinco anos de vida. É um número alarmante, se refletirmos. Mas, algumas medidas podem ser tomadas no dia a dia para que isso seja evitado. Quatro itens são fundamentais para manter a empresa sadia em tempos de crise: ter capacidade técnica; fazer análise de mercado; estar em dia com os aspectos legais e, finalmente, saber construir um relacionamento com seus clientes.
Muitas vezes, o empresário conta com ajuda profissional para analisar o andamento dos pontos acima. Alguns, alegando urgência em poupar, evitam investir em uma consultoria especializada durante a crise quando na verdade o parecer pode direcionar para um aumento no faturamento. Empresas que estão em fase de desenvolvimento podem se beneficiar da estratégia “Choque & Gestão” – que, entre outros objetivos, procura otimizar os resultados e diminuir os custos, mapeando por completo as atividades financeiras e operacionais da empresa.
Já empreendimentos maduros que buscam melhorar a performance devem optar pelo método de “Alto Desempenho”. Neste caso, além do planejamento tático e de operações, a consultoria serve não só para reduzir os gastos, mas também para ampliar os horizontes dos negócios.
Ainda, algumas atitudes podem ajudar a prospectar novos clientes mesmo quando os números não estão a favor. Focar na necessidade do consumidor é uma alternativa para tornar seu produto ou serviço essencial. Além disso, é sempre bom estar de olhos bem abertos para novas oportunidades de mercado – mesmo em tempos de crise, acredite, elas podem aparecer.
A empresa está em crescimento. Os processos de finanças e contabilidade estão demandando muito tempo e ficando cada vez mais especializados. O que fazer? Muitas companhias acreditam que a contratação de um novo funcionário é a solução, entretanto, o aumento de quadro nem sempre é uma alternativa viável. O staff loan é uma solução para esse cenário.
O termo significa “empréstimo temporário e eventual de mão de obra técnica especializada”. Esse serviço é utilizado em empresas de diversos países e chegou no Brasil como solução para multinacionais que muitas vezes têm restrição na contratação de funcionários. O modelo migrou para pequenas, médias e grandes empresas que buscam soluções pontuais ou precisam de mão de obra temporária e qualificada.
Em vez do empresário buscar um novo funcionário, ele pode contar com o serviço de “empréstimo” de uma pessoa já especializada e treinada; pronta para atender demandas específicas. Uma solução para quem quer organizar a contabilidade de empresas em crescimento ou solucionar um problema pontual.
O staff loan age em grandes empresas como um melhor amigo do diretor financeiro em diversos casos e até em crises e gargalos – quando há grande volume de processos de análise, reconciliação de contas em atraso – que comprometem os prazos de fechamento e a qualidade das peças contábeis – ou até mesmo em situações cotidianas como promoção de funcionários, deslocamento de funções, transições, reestruturação ou cobertura de férias, licença maternidade ou saúde.
Para quem busca agilidade e qualidade é a melhor forma de trazer um especialista em contabilidade para dentro da empresa, com o benefício de que a contratação, registro e impostos é realizado pela locatária, ou seja, a prestadora de serviços que fornece a mão de obra.
Os primeiros anos do empreendedor que investe em seu próprio negócio é um desafio com altos e baixos. Segundo especialistas da área de controladoria, os momentos mais críticos são os dois primeiros anos, quando a empresa ainda não tem expertise, está formando clientela e principalmente se adaptando ao mercado. Como na decolagem de um avião, é preciso estar preparado e com força total. As turbulências são comuns e ocasionadas por diversos motivos: falta de controle de caixa, preço do produto, despesas x faturamento. Por isso o ideal é sempre apertar os cintos e agir com cautela, mas até quando? Quando o empresário sabe que ele chegou na zona estável do seu negócio e que finalmente “deu certo”?
A controladoria considera uma das fases mais delicadas da empresa o momento em que ela começa a crescer, mas perde performance por falta de organização. Esse cenário é comum quando o empresário não percebe que já passou da fase inicial do negócio. Veja como evitar esse deslize:
Sucesso no plano de negócios
Esse é o sinal essencial. Mesmo com instabilidades, se os resultados do plano de negócios estão sendo atingidos, é notório que a empresa já passou do “deu certo” para “como vamos crescer”.
Estabilidade no mercado
Outro indício que a empresa está no caminho certo é quando ela finalmente se estabiliza no mercado – isso acontece se os concorrentes o reconhecem e há indicações dos clientes.
Definição de preço
Ser preciso no preço do produto é um dos maiores desafios para o empresário. É mais comum do que se imagina ter dificuldade em calcular o preço exato, operar com prejuízo e fatalmente declarar falência. Um dos trabalhos da controladoria é chegar a estre preço. Empresas que calculam corretamente o valor do seu produto podem respirar tranquilas. O erro muitas vezes está em praticar um preço similar ou menor do que o concorrente, quando o ideal é cobrir seus custos, as despesas fixas e variáveis e ainda gerar lucro – para ser competitivo, negocie fornecedores ou explore outro nicho.
Ponto de equilíbrio econômico
Quando a empresa encontra o ponto de equilíbrio econômico as receitas se igualam aos custos e despesas. É o grande momento que o empreendedor vê o resultado do seu negócio: o lucro no final do mês.
Controle de gastos
Um empresário que sabe controlar despesas e principalmente separar seus gastos pessoais dos corporativos já tem 20% mais chances de fazer o negócio dar certo. Após dois anos, o empresário deve ter um fundo de caixa para eventuais problemas como queda no faturamento, aumento de impostos e taxas entre outras situações, além de considerar investimentos futuros, já que sua estratégia deu certo.
Espaço para crescimento
O crescimento da empresa é espontâneo, mas quando o empresário percebe que tem fundo de caixa para investimentos e pode dar mais um passo para a empresa crescer é o momento em que ele já passou da fase inicial para entrar na fase estratégica. Aqui o importante é não deixar a peteca cair, e manter faturamento e lucros positivos.
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